秘書検定二級模擬試験30問題その2

2016年6月4日

秘書検定２級模擬試験その２です。

質問、選択肢ともにランダムですので何度でも楽しめます。

秘書検定二級模擬試験30問題その2

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お疲れ様でした！秘書検定二級模擬試験30問題その2のクイズ終了しました。解答スコアは %%SCORE%% / %%TOTAL%%　問正解です。 %%RATING%%

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問題1

秘書A子は終業時間になったので退社したい。が、上司は書類に目を通しているため毎日この時間に行っている、明日のスケジユール確認がまだである。このような場合、A子は上司にどのように対応するのがよいか。次の中から不適切と思われるちのを一つ選び答えなさい。

A	頃合いを見て、「明日のスケジュール確認をしたいが時間の都合はどうか」といっも通りに尋ねる。
B	毎日していることなので上司はじきに気が付くだろうからしばらく様子を見て、気付かなければ声を掛ける。
C	終業時間を過ぎているのだから上司に、「明曰のスケジュール確認をさせてもらって、先に失礼してもよいか」と尋ねる。
D	「何か手伝おうか」と尋ねて不要と言われたら、「スケジュール確認は明朝させてもらう」と言って退社する。
E	「明曰のスケジュール確認はどうするか」と尋ねて、後でと言われたら自席で待つ

問題1の説明、追加情報、トリビア等:

スケジュール確認は上司が行動を予定するなどのために前日に必要が行っている行為である。A子が勝手に明朝にすると言って退社するのは不適切。

問題2

秘書A子の下に新人B子が配属された。次はA子がB子に電話応対の心掛けとして教えたことである。中から不適切と思われる選択肢を一っ選び答えなさい。

A	間違い電話のときは、「何番におかけですか」と尋ねて間違いに対応すること。
B	伝言を頼むときは、相手が名前を言わなければ「お名前をお聞かせくださいますか」と相手を確かめること
C	かけた電話が途中で切れてしまったときは、すぐにかけ直して「失礼しました」とわびること。
D	伝える内容が複雑なときは、「メモのご用意をお願いします」と言ってから話すこと。
E	伝言を受けるときは最後に、「私秘書の〇〇が確かに承りました」と言うこと。

問題2の説明、追加情報、トリビア等:

たとえ内容が複雑でも、それをどう整理するかは相手次第。メモをとるよう指示するのは不適切

問題3

秘書A子の上司は贈り物をするとき、何を贈るかはA子に任せている。次はそのようなときA子が行ったことである。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	取引先の担当部署への歳暮には、分けやすい菓子を人数を考慮して贈った。
B	上司が出張で世話になった取引先への礼には、好みが分からないので現金に礼状を添えて贈った。
C	上司の友人が事務所を開いたことへの祝いには、蘭の鉢植えを贈った
D	地震に遭った取引先の営業所への見舞いには、現金に見舞状を添えて贈った。
E	A子の前任者だったB子の結婚祝いには、B子に希望する品を尋ねて贈った。

問題3の説明、追加情報、トリビア等:

贈り物は基本的に現金などではなくお菓子などのものにするのが良い。

問題4

次は手紙の慣用語の一部と、「」の用語の意味の組み合わせである。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい

A	努力いたす「所存」＝考え
B	格別の「ご愛顧」＝ひいき
C	「ご引見」くださるよう＝見て
D	ご案内「かたがた」＝を兼ねて
E	ご隆盛の「由」=様子

問題4の説明、追加情報、トリビア等:

「ご引見」とは、面会してくれと相手に頼む時に使う慣用語である。「見て」という意味ではない

問題5

次は刊行物に関する用語とその説明の組み合わせである。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	「機関誌」＝団体が発行する会員向けの雑誌のこと。
B	「増刊号」＝通常よりページを増やして発行する定期刊行物のこと。
C	「タブロイド判」＝普通の新聞の半分の大きさの型のこと。
D	「バつクナンバー」＝定期刊行物の既刊号のこと。
E	「隔月刊」＝2力月に1回発行する刊行物のこと。

問題5の説明、追加情報、トリビア等:

増刊号とは定期発行以外に発行される号のこと

問題6

秘書A子が新しく就いた上司は、積極的に仕事をする人だが自慢話も多い。A子は前任の秘書から、「自慢話が多くて嫌になるでしょう」と言われた。これに対してA子はどのように言うのがよいか。次の中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	「多いと言えば多いが、聞き流してしまえばよいのだから、別に気にしていない」と言う。
B	「自慢は積極的な仕事の結果で、愚痴などとは違うのだからよいのではないか」と言う。
C	「確かに多いとは思うが、自慢するだけのこともあるので特に気にはならない」と言う。
D	「前向きな仕事の仕方の表れと思われるので、むしろよいことではないか」と言う
E	「実績がある方なので、自慢話になるのも当然ではないかと思う」と言う。

問題6の説明、追加情報、トリビア等:

上司の話にうまく対応するのも秘書の役割である。よって聞き流してしまえばいいというのは不適切

問題7

次の「」内は、山田部長秘書A子の言葉遣いである。選択肢の中から（）部分が不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	取引先に対して「私どもの山田がそちらに（参りましたら）ご連絡いただけますか」
B	「課長に対して部長は急用で先ほど（お出掛けになりました）」
C	同僚に対して「部長から（ご説明があった件ですが）」
D	「部長から本部長のご予定を（聞いてくるよう）申し付かってまいりました」
E	上司に対して「資料はただ今課長が（ご覧になっています）」

問題7の説明、追加情報、トリビア等:

「聞いてくるよう」は言葉遣いとして不適切。本部長に対しては言葉遣いを変える

問題8

次は秘書A子が、上司（部長）への気遣いとして行ったことである選択肢の中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	急に通夜に出掛けることになったと言われたので「黒のネクタイのご用意がありますが」と言ってネクタイを渡した。
B	風邪をひいてつらいと言っていたので「簡単に済みそうな来客の対応は課長にお願いしておきました」
C	会議がもうすぐ始まる時間にまだ席にいたので「そろそろ会議が始まる時間でございますが」と言った。
D	曜日を間違えて電話で話しているのが聞こえたので「その日は水曜日でございます」と書いたメモで正しい曜日を知らせた。
E	昼食の時間になっても忙しそうにしていて一向に食事に行こうとしなかったので「何かお食事をご用意いたしましょうか」と尋ねて簡単な飲食物を買いに行った。

問題8の説明、追加情報、トリビア等:

仕事であるため太陽をするかどうかは上司が判断することである。勝手に課長にお願いしておくのは不適切。

問題9

次は部長秘書A子が来客接待で行ったことである。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	応接室に替えのお茶を持って行ったところ客は前のお茶に手を付けていなかったが、下げて新しいお茶を出した。
B	応接室にお茶を運んだところ上司と客が立って名刺交換をしていたので、終わって座るまで待ってお茶を出した。
C	応接室で客にお茶を出したところ客が手を触れてお茶をこぼしたので、失礼しますと言って持っていた布巾で拭ぃた。
D	応接室に客と上司のお茶を出しに行ったところ部員も同席していたが、部員が自分の分は不要と合図したので客と上司に出すだけにした
E	応接室に客を案内したところ前の客の茶わんが残っていたが、まず座ってもらい謝ってから急いで片付けた。

問題9の説明、追加情報、トリビア等:

片付けは客の前でするものではない。廊下で待ってもらいその間に済ませるのが適切。

問題10

A子は、兼務で営業部長の秘書を担当することになった。そこで、上司の仕事の手助けや身の回りの世話をよりよくするために次のように考えた。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい

A	終業時間間際に残業を指示されることがあるかもしれないので、終業時間のすぐ後に私的な予定はなるべく入れないのがよいのではないか。
B	上司が加入している団体の事業内容やその団体での交友関係は、できるだけ知るようにするのがよいのではないか。
C	上司のスケジュールを組むときは、上司の性格や行動パターンを理解してそれに合わせるのがよいのではないか。
D	指示されたこと以外でも上司が知っておいた方がよいと思うことは、報告しておくのがよいのではないか。
E	上司から私的な用事を頼まれたときは、何よりも優先して済ますようにしたらよいのではないか。

問題10の説明、追加情報、トリビア等:

秘書の仕事は上司の手助けや身の回りの世話であるため、私的公的にかかわらず、優先的にする必要がある。私的な仕事を優先させるというのは不適切

問題11

次は水引が蝶結びの祝儀袋に書かれた上書きである。選択肢の中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい

A	「御餞別」
B	「御礼」
C	「結婚御祝」
D	「開店御祝」
E	「薄謝」

問題11の説明、追加情報、トリビア等:

蝶結びの水引は、何度あっても困らない事に使うもの。結婚はできれば１度がいいため不適切

問題12

次の「」内は下のどの説明か。中から適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。「証券取引所で株式が売買されている会社」

A	同族会社
B	系列会社
C	持ち株会社
D	営利会社
E	上場会社

問題13

秘書A子の上司（部長）は近ごろ外出が多い。そのため決裁が滞りがちでA子は課長から催促されることがある。このようなことにA子はどのように対応するのがよいか。次の中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	上司に、決裁書類に目を通すための時間が取れるようにスケジュールの調整をしようかと尋ねる。
B	課長に、決裁が必要な書類は余裕をもって提出してくれるよう頼んでみる。
C	上司に課長からの催促の話をして、どのようにすればよいかの指示を得る。
D	上司が外出から戻ったとき、急ぐと言われているものは理由を言って決裁してもらうようにする。
E	上司に、外出する用事を少し整理して決裁の処理を優先してもらいたいと頼む。

問題13の説明、追加情報、トリビア等:

決裁が滞らないように時間を調整するなどするのが秘書の仕事。用事を整理して決裁を優先してもらいたいとお願いするのは不適切

問題14

次は用語とその意味の組み合わせである。中から不適切と思われるものを一つ選び答えなさい。

A	ボーダーライン=境界線のこと。
B	デッドライン＝限界線のこと。
C	アウトライン=大体の内容のこと。
D	へツドライン=新聞などの見出しのこと。
E	ガイドライン=観光ルートのこと。

問題14の説明、追加情報、トリビア等:

ガイドラインとは基本方針などのこと。

問題15

秘書A子は、同僚D子が使った後の給湯室はいつも水滴が飛び散っているのが気になっている。次はA子がどのようにしたらよいか考えたことである。選択肢の中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。。

A	先輩たちも気が付いているようなので、先輩の一人に相談してみようか。
B	D子と給湯室で居合わせたとき、S分が何げなく水滴を拭いてみせるようにしようか。
C	D子に注意したいということを上司に話し、上司の了承を得てから注意しようか。
D	D子が自分で気付くよう、普段の会話の中で給湯室の使い方を話してみよう
E	給湯室に、使った後の水滴は拭き取るようにと書いたメモを張ってもいいか、先輩に聞いてみようか。

問題15の説明、追加情報、トリビア等:

給湯室などの使う人が限られた場所でのこういった些細なことの始末は自分たちでつけるのが適切。上司の「了承を得る必要はない

問題16

秘書A子は上司から急に出張することになったと言われた。そこでA子は準備のため次のことを確認した。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	交通と宿泊についての希望
B	急に出張することになった理由
C	出発の日時と出張期間
D	用意する資料や手土産について
E	出張先と同行者の有無

問題16の説明、追加情報、トリビア等:

急に出張することになった理由は出張の準備には関係ないため、準備として確認するのは不適切

問題17

次の選択肢は秘密文書の取り扱い方について述べたものである。不適切と思われるものを一つ選び答えなさい。

A	廃棄する場合はシュレッダーにかける。
B	郵送する場合は「進展」と記して簡易書留で送る。
C	コピーを指示された場合は指示の枚数だけにする。
D	貸し出す場合は、紛失に備えてコピーしたものを渡す
E	配布する場合は封筒に入れて秘密文書とわからないようにする。

問題17の説明、追加情報、トリビア等:

秘密の文書は内容が漏れてはいけないため必要な数しか存在させてはいけない。よって、コピーをして貸し出すなどは不適切である。

問題18

秘書A子は、先輩C子の結婚披露宴に招待されて出席した。次はそのときA子が行ったことである。中から不適切と思われる選択肢を一っ選び答えなさい。

A	A子の隣の席はC子の友人のようだったので、お祝いの言葉を言って簡単に自己紹介をして歓談した。
B	C子の父親がビールをっぎに来たので、お祝いの言葉を言って、後輩として世話になっているとお礼を述べた。
C	上司や会社関係の人が招かれていたので、そのテーブルのところに行き「本日はおめでとうございます」とあいさっした。
D	せっかくの機会なので、服装は一昨年成人式に着た振り袖で出席した
E	C子に仕事のことで聞きたいことがあったので、お祝いの言葉を言った後、周囲に分からないように尋ねた。

問題18の説明、追加情報、トリビア等:

結婚披露宴は仕事は無関係の場所。ここで仕事の話をするのは不適切

問題19

次は秘書A子が、上司主催の社内会議の準備として行っていることである。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい

A	開催はメールでメンバーに知らせ、出欠もメールで知らせてもらうようにしている
B	開始時間前に準備のため会議室に行くが、そのとき室温の調整もするようにしている。
C	開催したいと言われたら、すぐに日時を確認して会議室の空き
D	社内会議なので、出席者への外線電話は会議室へ回してくれるよう各部署に連絡している
E	事前に資料が配布してあっても、念のため予備を用意しておくようにしている。

問題19の説明、追加情報、トリビア等:

会議中は緊急を除き電話を取り次がないのが原則である。よって会議室へ回すよう連絡するのは不適切。

問題20

部長秘書A子が本部長との打ち合わせから戻ってきた上司にお茶 fを持って行ったところ、「本部長には付いていけないな」と不機嫌そうに話し掛けてきた。A子は、上司と本部長はうまが合わないことを曰ごろ感じていた。このような場合A子は上司にどのように言えばよいか。次の中から適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい

A	「いつも何かと大変なご様子でございますね」
B	「無理に合わせる必要はないのではございませんか」
C	「考え方の違いは何ともしようがないことですね」
D	「何があったのでございますか」
E	「どちらかが譲ればよいのでしょうけど」

問題20の説明、追加情報、トリビア等:

本部長に対する愚痴なので具体的なアドバイスをするのは不適切。共感をするのが適切

問題21

次は秘書A子が、注意されたとき心掛けていることである。選択肢の中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	注意は先輩からであっても上司からであっても区別せず、素直に受け止めるようにしている。
B	注意の内容が他の仕事にも関連していないか考えるようにしている
C	注意の内容を感情的にならずに受け止めるようにしている。
D	注意された理由が分からないときは、人に話して意見を聞くようにしている。
E	注意されるのは期待されているからと受け止め、してくれた人に感謝するようにしている。

問題21の説明、追加情報、トリビア等:

理由がよくわからなかった場合、注意してくれた本人に聞くのが適切

問題22

営業部長秘書A子のところへ、上司と親しい取引先のU氏が販売課に来たついでと言って立ち寄り、「部長が栄転すると聞いたが本当か」と尋ねてきた。上司の異動は来週公表される予定で，部員は皆知っている。このような場合，A子はU氏にどのように対応するのがよいか。次の中から不適切と思われるものを一つ選び答えなさい

A	来週公表される予定で部員は皆知っていることなので否定はしない。
B	まだ発表されていない人事異動のことなので」と言って言葉を濁す
C	4「そういう話はあるようだがはっきりしたことは自分も分からない」と言う
D	「自分には分からないが販売課の誰から聞いたのか」と，それを話した人を尋ねる。
E	「正式には発表されていないが上司は何か言っていたか」と尋ねる。

問題22の説明、追加情報、トリビア等:

上司の異動は来週公表される予定で部員はみんな知っている。わからないと答えたのは不適切。また、誰から聞いたのかと。社内のことを取引先に尋ねるのも不適切

問題23

次の用語の説明の中から不適切と思われる選択肢を一つ選びなさい。

A	「固定資産」とは、長期的に使用または保有する資産で、土地、建物、機械、特許権などのことである。
B	「財務諸表」とは、会社などの経営成績を従業員に知らせるために、定期的に発表する経営数字を表示した書類のことである。
C	「流動資産」とは、短期間に現金化できる資産で、現金預金、売掛金、商品などのことである。
D	「損益計算書」とは、会社などの経営成績を表すために、収益と費用を対応させ、純利益を表示した書類のことである。
E	「貸借対照表」とは、会社などの財務状態を知るために、全ての資産と負債、純資産とを表示した書類のことである。

問題23の説明、追加情報、トリビア等:

「財務諸表」とは、会社などの経営成績を「利害関係者」に知らせるために、定期的に発表する経営数字を表示した書類のことである。

問題24

次の選択肢は秘書A子が新人B子に、適切な言い方として教えたことである。不適切と思われるものを一つ選び答えなさい。

A	来客にようこそ。すぐに上司を呼んでくると言う場合は「ようこそいらっしゃいましたすぐに山田を呼んで参ります」
B	来客に用があったら行ってもらいたいと言う場合「ご用が終わりでしたらお申し付けくださいませ。」
C	取引先の人に昨日送ったパンフレットは手元に届いたかと尋ねる場合は「昨日お送りいたしましたパンフレットはお手元に届きましたでしょうか」
D	上司にその人のことはよく知っているという場合に「その方のことはよく存じております」
E	課長に、会議には出席するかと尋ねる場合は「会議にはご出席になられますでしょうか」

問題24の説明、追加情報、トリビア等:

「ご出席になられます」の部分が不適切。尊敬表現が重なっているためである。適切な言葉使いは「ご出席になりますでしょうか」などになる。

問題25

秘書A子の上司（部長）は取取引先へ出かけていて留守にしている。次の選択肢はその時留守を預かっていたA子が行ったことである。選択肢の中から不適切と思われるものを一つ選び答えなさい。

A	紹介状を持って不意に訪れた客に、上司が戻ったら連絡するので、出直してもらいたいと言って紹介状を扱った。
B	取引先の部長が転勤の挨拶に訪れたので、課長に対応をお願いした。
C	契約書の内容を確認したいという取引先からの電話に、上司は留守なのであとで連絡すると言って内容を尋ねた。
D	他部署の部長から上司に合わせたい人がいると連絡があったので、上司の名刺を持って行き、不在と話して名刺の交換だけしておいた。
E	他部署の部長が上司に貸してある資料が必要になったと言ってきたため、探して返した。

問題25の説明、追加情報、トリビア等:

他部署の部長から上司に這わすたい人がいると転落があったら、まず上司の不在を告げてどうするか尋ねるのが適切。

問題26

次は秘書A子が、上司の指示で作成した議事録に記載した項目である。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい

A	開催日時、場所
B	議事録作成日付
C	議事録作成者名
D	議長、出席者名
E	議題と決定事項

問題26の説明、追加情報、トリビア等:

議事録とは一般的には審議した議題と、その結果が記されているもの。議事録作成日付はそれらに関係ないため記載する必要はない

問題27

秘書A子は上司から、2週間後に予定されている企画会議の社外からの出席者リス卜を渡され、「資料を送っておくように」と指示された。資料の中には取り寄せるのに時間がかかるものがあり、そろうのは1週間後になりそうである。このことは上司も承知している。次は資料がそろうまでにA子が行ったことである。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	資料が出席者の手元に届くのは会議開催の直前になるので、速達で送ると上司に言った。
B	資料に添付する送り状を作成し、送付日を入れれば印刷できるようにしておいた。
C	出席者リストの所属、肩書などに間違いはないか、出席者に電話して確かめておいた
D	取り寄せる資料がそろう見通しがっいたとき、資料を送れる曰を上司に伝えた。
E	資料がそろったらすぐ発送できるように、手伝ってもらえる人を探して頼んでおいた。

問題27の説明、追加情報、トリビア等:

出席者リストにしたがって送る準備をするのがA子の仕事出席者の所得や肩書きなどはリスト通りで良いのに、間違いがないかどうかを本人に電話して確かめるのは不適切

問題28

次は部長秘書A子が、文書や手紙に書いた日付である。中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	創立記念祝賀会の案内状（縦書き）に、「平成二十六年三月吉日
B	部内歓送迎会の案内状（横書き）に、「2014.2.12」
C	部内会議の通知状（横書き）に、「平成26年3月5曰」
D	年賀状（縦書き）に、「平成二十六年一月元旦」
E	暑中見舞状（縦書き）に、「平成二十六年盛夏」

問題28の説明、追加情報、トリビア等:

元旦とは１月１日のことである。よって「平成二十六年元旦」と書くのが適切。

問題29

次は秘書A子が、上司（営業部長）の出張中に行ったことである。選択肢の中から不適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	取引先の会長が亡くなったと連絡があった時、葬儀の日時、場所、喪主などを確認して上司に連絡した
B	取引先の担当者から上司宛の電話があった場合、上司は出張中と話をし課長に取り次いだ
C	本部長が上司と一緒に取引先へあいさつに行きたいと日時を言ってきたとき、その曰時は空いていたので上司に伝えると言った
D	至急相談したいことがあると、上司の知人と名乗る人から電話があった場合、直接連絡が取れるように出張先の電話番号を教えた
E	上司の家族から支給上司と連絡を取りたいと連絡があった時に、すぐ出張先に連絡して上司にそのことを伝えた

問題29の説明、追加情報、トリビア等:

至急の連絡とのことであるが、出張先を口外するのは不適切。この場合上司に知人に連絡してもらうのが適切

問題30

秘書A子は上司から、「銀行で私の用事を済ませた後、この書類を丫社へ届けてもらいたい。3時ごろ届けると言ってある」と言われた。ところが銀の用事に時間がかかり、3時にはY社に行けそうもない。このような場合A子はどのように対処すればよいか。次の中から適切と思われる選択肢を一つ選び答えなさい。

A	上司に、「銀行で時間がかかり3時には行けないので、Y社に連絡しておいてもらいたい」と頼む。
B	遅れる理由はY社には関係のないことなので、急いで行って理由は言わずに遅れたことをわびて書類を渡す
C	Y社に電話で、「出先の都合で3時には行けそうもない」と言ってわび、了承を得てできるだけ急いで向かう。
D	とにかくY社に急いで行き、着いてから約束の時間に遅れた理由を話してわび了承してもらう。
E	Y社に、「上司の銀行の用事で時間がかかり少し遅くなる」と断りの電話をしておいて向かう。

問題30の説明、追加情報、トリビア等:

3時に着きそうもないと分かったら、その時点ですぐに相手に知らせるのがこういった場合の適切な方法。

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